事務局

事務局長　土田　　光

副事務局長　　前田　憲一

１． 基本方針

私たち鯖江青年会議所は毎年、各委員会を設置し、それぞれの目的に向かって活動しています。しかし、現在のJC活動の情報共有の手段として活用するITツールは、一元化されておらず効率化が図れていません。
そのため、JC全体では委員会間の事業の進捗に対する共有も不足し組織力の低下を招いています。また、会議等では事前の準備が徹底されておらず、予期せぬ会議の開催や、予定時間を超える会議が多くなる等、効率の悪い運営により私生活の時間を犠牲にしていると考えます。
事務局は、現在まで脈々と受け継がれてきた例会・総会、理事会等の設営、SNSの運営を行いつつ、長期的な継続を前提とした情報共有の強化を図り、より効率的な組織運営を目指す必要があります。既存プロセスを変化させ、委員会間の取組を理解しあい、思いやりを持った運営により優れた組織力を発揮できます。また、ITツールを一元化し、効率の良い組織運営を行う事で、会員の私生活の時間を確保することができ、JC活動のパフォーマンスを最大化することができます。
そこで今年度、鯖江青年会議所は統合性のあるクラウドサービスを取り入れた情報共有のシステムの導入を行います。また事務局では、当システムの構築・運用支援を行います。今までと異なる事務局の運営は会員間で発信する情報をいつでも、どこでもリアルタイムで共有することができ、効率的な情報の伝達、中間業務の削減を期待できます。また、JC活動以外の情報との混在も避けることができる為、見落とし等の防止策にもなります。
徹底した運用サポート体制の構築・率先した運用支援を通じて事務局が創造したシステムは、鯖江青年会議所メンバーの意思疎通が図れた組織運営の礎となり、次年度、次々年度へと継承されることになります。
会員全員のJC運動・活動に向けたパフォーマンスが最大化できるように組織運営を行い且つメンバー一人ひとりを全力でサポートして大切な人を幸せにできる組織へCHANGEしていきます。

２． 事業計画

• クラウドサービスによる、会員への運用サポートの実施
• クラウドサービスによる、会員間のデータの統合化
• 例会CMの作成、配信
• ４月度例会(家族例会)の設営
• ９月度例会(他団体との協働事業)の設営
• １１月度例会(検証と継承)の設営
• 例会、総会報の作成
• 総会・理事会の議事録作成
• アテンダンス管理
• 理事会・常任理事会・事務局会議の運営 会議設営、資料作成・配信等
• 理事長セクレタリー、専務理事補佐
• 理事者のサポート
• 会員名簿の作成・会員データ管理
• 日本ＪＣ関連事業への参加促進及び参加メンバーのサポート
• 賞および表彰に関する業務
• 渉外業務
• 対内外的な広報業務
• ホームページの運営・管理 事業の広報、報告、情報発信
• 事業記録の保管
• 他の委員会に属さない事項